¿Que ventajas tiene usar una Tabla en Excel contra los métodos tradicionales? Varias ventajas; entre muchas otras:
- No es necesario especificar manualmente filtros, automáticamente se les asigna un filtro a cada una de las columnas .
- Se tiene mejor control de los datos.
- No es necesario especificar fórmulas para cada celda, con especificar la fórmula en una columna, automáticamente se aplica la fórmula en toda la columna.
- Automáticamente se puede añadir una fila de totales donde se puede seleccionar el tipo de resumen: sumatorias, promedios, máximo, mínimo, etc.
- Existen estilos de tablas predefinidos que se pueden aplicar (combinación y diseño de tabla) así como definir un estilo propio.
- Las gráficas que dependen de estos datos se actualizan automáticamente aunque se agregue nueva información a esta tabla.
¿Que tipos de datos puede contener una Tabla? Datos homogéneos, por ejemplo los datos de Clientes, Productos, Proveedores, etc.. Se utilizaría una tabla por cada grupo homogéneo de datos, es decir, una Tabla para almacenar los datos de Cliente, otra para la de Productos y así.
¿Cómo crear una tabla? En el siguiente ejemplo, tenemos los datos del censo 2010 de INEGI, por Estado y distribución por edades. Para convertir a Tabla esos datos seleccionamos el rango de celdas que queremos que aparezcan en la Tabla y enseguida seleccionamos INSERTAR->Tabla, y en el diálogo “Crear tabla” marcamos la casilla “La tabla tiene encabezados.”, ya que los datos seleccionados tiene encabezados (Clave, Estado, etc.). La siguiente imagen muestra los pasos anteriormente indicados:
Una vez hecho los pasos anteriores, nuestro rango seleccionado de datos quedará convertida en una Tabla son el estilo por defecto como se muestra en la imagen:
Cada columna del encabezado se convirtió en un filtro por el que podemos filtrar las filas para que sólo se muestren los datos requeridos de la tabla u ordenar dichos datos. En la imagen siguiente se muestra la tabla ordenada en forma descendente por la columna “De 0 a 4 años”.
Como se comentó anteriormente, si se agrega una fórmula en una de las columnas, la fórmula se replicará en cada una de las filas automáticamente. En el siguiente ejemplo la primera fila con datos de columna “Total” se relleno con la sumatoria de las tres siguientes columnas “De 0 a 4 años”, “De 5 a 9 años” y “De 10 a 14 años”; la tabla automáticamente replica la fórmula en cada una de las filas como lo muestra la figura.
También se puede activar una fila de totales, para hacerlo, posicionado dentro de la Tabla, seleccione DISEÑO->Opciones de estilo de tabla y marcamos la casilla “Fila de totales”.
Si nos colocamos en alguna de las columnas de la fila de totales, excel nos presenta una serie de opciones a escoger, como son las funciones de sumatoria, promedio, contar, máximo, mínimo, etc.:
Hasta aquí, algunas de las ventajas de utilizar una Tabla en Excel. Espero y les sea útil.
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